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Política de Privacidad

Versión v1.0 · Última actualización: [[A COMPLETAR: fecha]]

Esta Política de Privacidad explica qué datos personales trata ACTA cuando usted visita nuestro sitio web, solicita una demostración, se registra para usar la plataforma, trabaja con ella como usuario de una escribanía o se comunica con nosotros; para qué los usamos, por cuánto tiempo los conservamos, con quién los compartimos y cómo puede ejercer sus derechos. Complementa los Términos y Condiciones de Uso.

1. Quiénes somos

El responsable del tratamiento de los datos descriptos en esta Política es:

• Razón social: [[A COMPLETAR: razón social]]
• RUC: [[A COMPLETAR: RUC]]
• Domicilio: [[A COMPLETAR: domicilio]]
• Correo electrónico: contacto@actaplatform.com
• Persona de contacto para privacidad: Claudineia Hibner, a quien puede escribirse a contacto@actaplatform.com

En esta Política, «ACTA» o «nosotros» se refiere a esa entidad. Los términos con mayúscula inicial (Cliente, Usuario Administrador, Usuarios, Entorno, Datos de Cuenta, Datos del Cliente, Subencargado) tienen el significado definido en los Términos y Condiciones de Uso.

2. Alcance: responsable y encargado

ACTA trata datos personales en dos papeles distintos:

• Como responsable — cuando decidimos para qué y cómo se tratan los datos: visitantes del sitio, personas que solicitan una demostración o se registran, Usuarios de las escribanías (en cuanto a su cuenta y su acceso a ACTA), solicitudes de soporte y, cuando existan planes pagos, contactos de facturación. Esta Política se refiere a estos datos.
• Como encargado — respecto de los Datos del Cliente, es decir, todo lo que la escribanía y sus Usuarios cargan o generan en su Entorno (clientes, escrituras, órdenes, documentos, caja, auditoría, etc.). Allí el responsable es la escribanía y el tratamiento se rige por el Acuerdo de Tratamiento de Datos Personales.

Tratamos los datos personales conforme a la legislación paraguaya, incluida la Ley N° 7593/2025 de Protección de Datos Personales en la medida en que resulte aplicable, y la Ley N° 4868/13 de Comercio Electrónico.

3. Qué datos tratamos y para qué

a) Visitantes del sitio web.

• Datos: datos técnicos que todo navegador envía al cargar una página (dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, página solicitada, fecha y hora), que pueden quedar en los registros técnicos de nuestros proveedores de alojamiento y distribución; y su preferencia de idioma, que se guarda solo en su propio navegador (sección 8).
• Finalidad: mostrar el sitio, mantenerlo seguro y en funcionamiento.
• No usamos herramientas de analítica, publicidad ni seguimiento de terceros en el sitio.

b) Solicitud de demostración o consulta.

• Datos: nombre, escribanía, correo electrónico, teléfono, mensaje, idioma y la página desde la que nos escribió, que usted ingresa en el formulario de contacto, o los datos que nos envíe por correo electrónico o WhatsApp.
• Finalidad: responder su consulta, coordinar la demostración y darle seguimiento comercial.

c) Registro para la prueba gratuita.

• Datos: nombre de la escribanía, ciudad, departamento, nombre y apellido del responsable, correo electrónico (que también será su usuario de acceso), teléfono e idioma; la confirmación de que aceptó los Términos, con la fecha y hora de la aceptación y la dirección IP desde la que se hizo el registro; y el resultado de la verificación anti-robots.
• Finalidad: verificar su correo electrónico mediante un enlace de confirmación, crear el Entorno de la escribanía y la cuenta del Usuario Administrador, enviarle el correo para definir su contraseña, conservar la constancia de la aceptación de los Términos y prevenir abusos (límite de intentos por dirección IP y por correo, verificación anti-robots).
• El enlace de confirmación es personal y vence a las 48 horas; ACTA guarda solo una versión cifrada irreversiblemente (hash) del código del enlace, nunca el código en sí.

d) Usuarios de las escribanías (cuentas de acceso).

• Datos: nombre y apellido, nombre de usuario, correo electrónico, contraseña (guardada solo en forma cifrada por el sistema de autenticación; ACTA no la conoce ni la envía por correo), perfiles y permisos asignados, y registros de acceso y de conexión (fecha y hora, dirección IP, navegador).
• Finalidad: autenticar a los Usuarios, controlar qué puede hacer cada uno, prestar el Servicio, mantener su seguridad, investigar incidentes y cumplir la obligación legal de conservar registros de conexión.
• Lo que cada Usuario hace dentro del Entorno (por ejemplo, el registro de auditoría de sus operaciones) forma parte de los Datos del Cliente y se rige por el Acuerdo de Tratamiento de Datos.

e) Soporte.

• Datos: la escribanía y el Usuario que abre la solicitud, su tipo (error, mejora u otro), la descripción, la imagen adjunta si la hay, el historial de cambios y las comunicaciones por correo electrónico o WhatsApp.
• Finalidad: atender y resolver la solicitud y mejorar el Servicio. Le pedimos no incluir en las solicitudes datos de los clientes de la escribanía salvo que sea imprescindible; si los incluye, los tratamos como Datos del Cliente, con la misma confidencialidad.

f) Comunicaciones del Servicio.

• Datos: correo electrónico y nombre del Usuario Administrador y de los Usuarios.
• Finalidad: enviar avisos operativos (seguridad, cambios del Servicio, de los Términos o de los Subencargados) y, si corresponde, comunicaciones comerciales sobre ACTA, que siempre incluirán una forma sencilla de dejar de recibirlas.

g) Facturación (cuando existan planes pagos).

• Hoy el Servicio es sin costo y no tratamos datos de facturación. Si en el futuro se contratan planes pagos, trataremos los datos necesarios para facturar y cobrar (razón social, RUC, domicilio fiscal, contacto de facturación, historial de pagos), con la finalidad de emitir las facturas y cumplir las obligaciones tributarias.

ACTA no vende ni cede datos personales, no los usa para publicidad de terceros y no toma decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos sobre usted.

4. Bases legales

Tratamos sus datos sobre alguna de estas bases, según la finalidad:

• Ejecución de un contrato o de medidas precontractuales: responder su solicitud de demostración, procesar su registro, crear y administrar la cuenta y el Entorno, prestar el Servicio, dar soporte y enviar avisos operativos.
• Interés legítimo: proteger la seguridad del sitio y del Servicio, prevenir abusos y fraudes (verificación anti-robots, límites de intentos, registros de acceso), conservar la constancia de la aceptación de los Términos para poder demostrarla, y mejorar el Servicio. Puede oponerse a estos tratamientos según la sección 9.
• Cumplimiento de obligaciones legales: conservar los registros de conexión que exige la Ley N° 4868/13, atender órdenes judiciales y, cuando existan, cumplir obligaciones tributarias.
• Consentimiento: comunicaciones comerciales que no sean parte del Servicio. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte la licitud del tratamiento anterior.

5. Plazos de conservación

Conservamos los datos solo mientras sean necesarios para la finalidad correspondiente:

• Solicitudes de registro no confirmadas: el enlace vence a las 48 horas; las solicitudes vencidas se eliminan automáticamente 7 días después de su vencimiento.
• Solicitudes de registro confirmadas y constancia de aceptación de los Términos (datos del formulario, fecha y hora de aceptación, dirección IP): mientras exista la cuenta y, después de su cierre, durante cinco (5) años, para poder acreditar la aceptación.
• Datos de las cuentas de Usuarios: mientras la cuenta o el Entorno estén activos. Al cerrarse la cuenta del Cliente se eliminan junto con el Entorno, después de la ventana de exportación de 30 días prevista en los Términos; las copias de seguridad que todavía los contengan desaparecen en un máximo de 7 días.
• Registros de conexión y de acceso: ACTA se compromete a conservarlos durante al menos 6 meses, como exige la Ley N° 4868/13, exclusivamente para identificar el origen de las conexiones y para seguridad, y los elimina a más tardar a los 12 meses.
• Solicitudes de demostración y consultas: hasta 24 meses desde el último contacto, salvo que la persona pase a ser Cliente o se oponga antes.
• Solicitudes de soporte: mientras exista la cuenta del Cliente y 12 meses.
• Datos de facturación (cuando existan): durante el plazo que exija la legislación tributaria.
• Preferencia de idioma: queda en su navegador hasta que usted la borre.

Vencidos estos plazos, los datos se eliminan o se anonimizan de forma que ya no permitan identificarlo. Si existe un reclamo o una orden judicial pendiente, podremos conservar los datos necesarios hasta su resolución.

6. Destinatarios y subencargados

Solo el personal de ACTA que lo necesita para su función accede a sus datos, con obligación escrita de confidencialidad. Además, usamos estos proveedores (Subencargados), que tratan datos por cuenta de ACTA y bajo sus instrucciones:

• Amazon Web Services (AWS) — alojamiento del sitio y de la Plataforma, base de datos, almacenamiento de archivos y copias de seguridad. Región: Estados Unidos (us-east-1).
• Cloudflare — DNS, protección y enrutamiento del tráfico, y verificación anti-robots (Turnstile) del formulario de registro.
• Google (Gmail) — correo electrónico: envío de los correos del Servicio y recepción de las consultas.

También intervienen, por decisión del propio visitante o de forma técnica:

• Google Fonts — el sitio carga sus tipografías desde servidores de Google, que reciben la dirección IP y los datos técnicos del navegador.
• WhatsApp (Meta) — si usted elige escribirnos por WhatsApp, esa comunicación se rige además por las condiciones y la política de privacidad de WhatsApp.

Fuera de estos casos, solo comunicaremos datos personales a autoridades cuando exista una orden judicial o una obligación legal que lo exija, o con su consentimiento.

7. Transferencia internacional

Como la Plataforma y la base de datos se alojan en servidores de AWS en los Estados Unidos, y Cloudflare y Google operan infraestructura en distintos países, el uso de ACTA implica una transferencia internacional de datos fuera del Paraguay. ACTA realiza estas transferencias amparada en garantías adecuadas: los acuerdos de protección de datos y las cláusulas contractuales que estos proveedores ofrecen, que los obligan a aplicar medidas de seguridad y confidencialidad. Puede solicitarnos más información sobre estas garantías por los canales de la sección 13.

8. Cookies y almacenamiento en el navegador

El sitio web de ACTA no usa cookies propias ni cookies de analítica o publicidad. Usamos únicamente:

• Preferencia de idioma (almacenamiento local del navegador, clave acta-lang): se guarda solo cuando usted elige un idioma con los botones ES / PT / EN, para mostrarle el sitio en ese idioma en sus próximas visitas. No sale de su navegador.
• Verificación anti-robots de Cloudflare Turnstile, solo en la página de registro: analiza datos técnicos del navegador y de la conexión para distinguir personas de robots, y puede usar el almacenamiento técnico estrictamente necesario para esa verificación, según la política de privacidad de Cloudflare.
• Plataforma ACTA (fuera del sitio web, al iniciar sesión): usa cookies de sesión y almacenamiento del navegador estrictamente necesarios para la autenticación y el mantenimiento de la sesión. Sin ellos no es posible ingresar.

Puede borrar o bloquear el almacenamiento local y las cookies desde la configuración de su navegador; si bloquea los elementos estrictamente necesarios, es posible que no pueda completar el registro o iniciar sesión.

9. Sus derechos y cómo ejercerlos

Usted puede, en cualquier momento y sin costo:

• acceder a sus datos personales y saber cómo los tratamos;
• pedir su rectificación si son inexactos o están incompletos;
• pedir su supresión cuando ya no sean necesarios o no exista base legal para tratarlos;
• oponerse a un tratamiento basado en el interés legítimo o con fines comerciales;
• pedir la portabilidad de los datos que nos entregó, en un formato estructurado y de uso común;
• retirar su consentimiento, cuando el tratamiento se base en él; y
• los demás derechos que le reconozca la legislación vigente, incluida la acción de habeas data prevista en la Constitución Nacional.

Para ejercerlos, escríbanos a contacto@actaplatform.com, indicando su nombre, el derecho que quiere ejercer y un medio de contacto. Podremos pedirle información adicional para verificar su identidad. Responderemos dentro de los 30 días siguientes a la recepción de la solicitud.

Algunas solicitudes pueden tener límites: por ejemplo, no podremos suprimir datos que debamos conservar por obligación legal (como los registros de conexión) o para acreditar la aceptación de los Términos, y la supresión de la cuenta del Usuario Administrador implica el cierre del Entorno según los Términos.

Datos cargados por una escribanía. Si su solicitud se refiere a datos que una escribanía cargó en ACTA sobre usted (por ejemplo, como cliente o parte de un acto), el responsable es esa escribanía: diríjase a ella. Si la solicitud nos llega a nosotros, la remitiremos a la escribanía y la asistiremos para responderla, sin responderla por nuestra cuenta.

Si considera que no atendimos correctamente su solicitud, puede acudir a la autoridad de control en materia de protección de datos personales que establezca la ley, una vez que esté en funcionamiento, o a los tribunales competentes.

10. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra la pérdida, el acceso no autorizado, la alteración o la divulgación, entre ellas:

• comunicaciones cifradas (HTTPS);
• aislamiento de cada Entorno, con base de datos y gestión de usuarios propias;
• contraseñas gestionadas por el sistema de autenticación, sin envío de contraseñas por correo;
• control de acceso por perfiles y permisos, y acceso del personal de ACTA limitado a lo necesario, con obligación de confidencialidad;
• verificación anti-robots y límites de intentos en el registro;
• copias de seguridad diarias, conservadas durante 7 días; y
• un procedimiento de respuesta a incidentes de seguridad.

Ningún sistema es completamente infalible. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte sus datos personales, se lo comunicaremos, junto con las medidas adoptadas, cuando lo exija la ley o cuando pueda afectar sus derechos. Las medidas aplicadas a los Datos del Cliente se detallan en el Acuerdo de Tratamiento de Datos.

11. Menores de edad

ACTA es un servicio profesional para escribanías y notarías y no está dirigido a menores de 18 años. No recopilamos conscientemente datos de menores como usuarios del sitio o del Servicio; si detectamos que lo hicimos, los eliminaremos. Los datos de menores que una escribanía pueda cargar sobre sus clientes en el ejercicio de su actividad son Datos del Cliente y se rigen por el Acuerdo de Tratamiento de Datos.

12. Cambios en esta Política

Podemos actualizar esta Política para reflejar cambios en el Servicio, en nuestros proveedores o en la ley. Cada versión se identifica con su número y fecha al inicio de esta página. Los cambios relevantes se avisarán a los Clientes por correo electrónico y, cuando sea posible, dentro de la Plataforma, con al menos 15 días de anticipación a su entrada en vigor.

13. Contacto

Por consultas sobre esta Política o sobre el tratamiento de sus datos: contacto@actaplatform.com.

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