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Términos y Condiciones de Uso

Versión v1.0 · Última actualización: [[A COMPLETAR: fecha]]

Estos Términos y Condiciones de Uso (los «Términos») regulan el uso de ACTA, una plataforma de gestión notarial en la nube destinada a escribanías y notarías del Paraguay. Léalos con atención: al marcar la casilla «Acepto los términos de uso» y confirmar su registro, usted acepta estos Términos en nombre de la escribanía que representa.

1. Identificación del proveedor

El servicio ACTA es prestado por:

• Razón social: [[A COMPLETAR: razón social]]
• RUC: [[A COMPLETAR: RUC]]
• Domicilio: [[A COMPLETAR: domicilio]]
• Propietario(s) / representante legal: [[A COMPLETAR: nombre(s) del propietario o representante legal]]
• Teléfono: [[A COMPLETAR: teléfono]]
• Correo electrónico: contacto@actaplatform.com
• Sitio web: www.actaplatform.com

En estos Términos, «ACTA», «nosotros» o «el Proveedor» se refiere a esa entidad.

2. Definiciones

• Plataforma o Servicio: el software ACTA de gestión notarial, ofrecido en la nube como servicio, junto con sus actualizaciones, tutoriales y soporte.
• Cliente: la escribanía o notaría (persona física o jurídica) que se registra y es titular del Entorno.
• Usuario Administrador: la persona que completó el registro en nombre del Cliente y administra el Entorno.
• Usuarios: el escribano y las personas que trabajan con él (colaboradores, empleados) a quienes el Cliente da acceso.
• Entorno: el espacio propio y aislado del Cliente dentro de la Plataforma, accesible en una dirección del tipo {código}.actaplatform.com.
• Datos de Cuenta: los datos del registro y de la relación con ACTA (nombre de la escribanía, ciudad, departamento, nombre y apellido del responsable, correo electrónico, teléfono, dirección IP y fecha y hora de aceptación de estos Términos, registros de acceso y comunicaciones).
• Datos del Cliente: toda la información que el Cliente y sus Usuarios cargan o generan en su Entorno (por ejemplo, datos de sus propios clientes, escrituras, órdenes, documentos, movimientos de caja y registros de auditoría).
• Subencargado: un proveedor contratado por ACTA que trata Datos del Cliente para que el Servicio funcione (por ejemplo, el proveedor de alojamiento).

3. Objeto, aceptación y capacidad

Estos Términos regulan el acceso y uso de la Plataforma. El registro se realiza en estas etapas: (1) completar el formulario de prueba gratuita y aceptar estos Términos; (2) confirmar el correo electrónico mediante el enlace que enviamos; (3) ACTA crea el Entorno del Cliente; y (4) el Usuario Administrador define su contraseña e ingresa.

Quien acepta estos Términos declara que:

• es mayor de 18 años;
• tiene facultades para obligar al Cliente; y
• el Servicio se utilizará exclusivamente con fines profesionales, por escribanos y notarios habilitados y por sus colaboradores, para la gestión de su actividad.

Como constancia de la aceptación, ACTA conserva la fecha y hora de aceptación y la dirección IP desde la que se realizó el registro. La versión vigente de estos Términos está siempre disponible en esta página, y el Cliente puede solicitar una copia de la versión que aceptó escribiendo a contacto@actaplatform.com.

4. Descripción del servicio y uso sin costo

ACTA ofrece herramientas de gestión para escribanías: clientes, servicios y aranceles, órdenes, cobros y caja, documentos, impresión en formatos oficiales, conferencias, reportes y tutoriales, entre otras. El Servicio se presta «en el estado en que se encuentra» y sus funciones pueden cambiar, mejorarse o retirarse con el tiempo.

5. Cuentas, credenciales y usuarios

• El Usuario Administrador crea, modifica y desactiva los Usuarios del Entorno y define sus permisos.
• Las credenciales son personales e intransferibles. Cada Usuario debe usar las suyas y mantenerlas en secreto.
• El Cliente es responsable por las acciones realizadas con las credenciales de sus Usuarios y por el uso que su equipo haga del Servicio.
• El Cliente debe avisar a ACTA de inmediato si sospecha de un acceso no autorizado.
• ACTA podrá exigir medidas adicionales de seguridad, como contraseñas más robustas o un segundo factor de autenticación.

6. Uso aceptable

No está permitido:

• usar el Servicio para fines ilícitos o contrarios a la ética notarial;
• cargar datos personales sin una base legal para tratarlos;
• intentar vulnerar la seguridad, realizar pruebas de intrusión sin autorización escrita o acceder a Entornos de terceros;
• realizar ingeniería inversa, copiar o descompilar la Plataforma;
• usar robots, extracción automatizada (scraping) u otros medios automatizados que sobrecarguen el Servicio;
• cargar virus o código malicioso;
• revender, sublicenciar o poner el Servicio a disposición de terceros ajenos al Cliente;
• crear cuentas falsas o múltiples para eludir limitaciones; o
• usar el Servicio quien no sea una escribanía, notaría o colaborador de ellas.

7. Datos del Cliente: propiedad, exportación y eliminación

Los Datos del Cliente pertenecen al Cliente. ACTA los usa únicamente para prestar el Servicio según estos Términos.

El Cliente puede cancelar su cuenta en cualquier momento escribiendo a contacto@actaplatform.com desde el correo del Usuario Administrador. Tras la cancelación o la terminación por cualquier causa:

• durante 30 días el Cliente puede solicitar una exportación de sus datos, que ACTA entregará en formatos de uso común (planillas CSV con los registros y movimientos, y los archivos adjuntos y documentos en su formato original, como PDF o imágenes);
• vencido ese plazo, ACTA elimina el Entorno y los Datos del Cliente; las copias de seguridad se renuevan automáticamente y las que todavía los contengan desaparecen en un máximo de 7 días;
• ACTA podrá conservar, por el plazo que exija la ley, los datos que deba guardar por obligación legal (por ejemplo, registros de conexión, constancia de la aceptación de estos Términos y, cuando existan, datos de facturación).

ACTA no reemplaza el protocolo notarial ni los libros y registros que la ley obliga a llevar al escribano. Su guarda y conservación siguen siendo responsabilidad del escribano.

8. Protección de datos personales

ACTA trata datos personales conforme a la legislación paraguaya, incluida la Ley N° 7593/2025 de Protección de Datos Personales en la medida en que resulte aplicable. ACTA cumple dos papeles distintos:

a) ACTA como responsable de los Datos de Cuenta. ACTA decide sobre el tratamiento de los Datos de Cuenta y los usa para crear y administrar la cuenta, comunicarse con el Cliente, dar soporte, proteger la seguridad del Servicio y cumplir obligaciones legales. El detalle (finalidades, plazos de conservación y derechos) está en la Política de Privacidad.

b) ACTA como encargado de los Datos del Cliente. Respecto de los datos personales que el Cliente carga en su Entorno (por ejemplo, de sus clientes y de las partes de los actos), el responsable es el Cliente y ACTA actúa como encargado del tratamiento. El Cliente garantiza que tiene base legal para tratar esos datos y que informa a los titulares. Los detalles están en el Acuerdo de Tratamiento de Datos, que forma parte de estos Términos. Mientras tanto, y en todo caso, ACTA se compromete a:

• tratar los Datos del Cliente solo según las instrucciones del Cliente, expresadas en estos Términos y en el uso que el Cliente hace de la Plataforma, y únicamente para prestar el Servicio;
• mantener la confidencialidad descripta en la sección 9;
• aplicar las medidas de seguridad de la sección 11 y avisar de incidentes en los plazos allí previstos;
• usar solo los Subencargados indicados en la sección 12, con las garantías allí descriptas;
• asistir al Cliente para responder las solicitudes de los titulares (acceso, rectificación, supresión, oposición, portabilidad y demás derechos) — si ACTA recibe una solicitud de ese tipo directamente, la remitirá al Cliente sin responderla por su cuenta; y
• devolver y eliminar los Datos del Cliente al finalizar el Servicio, según la sección 7.

Las consultas y solicitudes sobre datos personales pueden enviarse a contacto@actaplatform.com.

9. Confidencialidad y secreto profesional notarial

ACTA reconoce que los Datos del Cliente pueden estar amparados por el secreto profesional notarial, y que el escribano debe exigir a sus colaboradores la misma reserva. En consecuencia, ACTA, como colaborador técnico:

• guarda estricta confidencialidad sobre los Datos del Cliente y exige el mismo compromiso, por escrito, a su personal y a sus Subencargados;
• no vende, no cede y no usa los Datos del Cliente para publicidad, para entrenar sistemas de inteligencia artificial ni para estadísticas que combinen datos de distintos clientes;
• en cada Entorno existe un usuario técnico de soporte de ACTA. El personal de ACTA solo accede al Entorno de un Cliente para atender una solicitud del propio Cliente, o cuando sea necesario por razones de seguridad o de mantenimiento del Servicio; estos accesos quedan registrados; y
• mantiene esta obligación aun después de terminado el Servicio, sin límite de tiempo.

10. Requerimientos de autoridades

ACTA solo entregará Datos del Cliente a una autoridad cuando exista una orden judicial que lo exija. En ese caso, avisará previamente al Cliente, salvo que la ley o la orden lo prohíban, y entregará únicamente la información estrictamente requerida.

11. Seguridad e incidentes

ACTA aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos, entre ellas:

• aislamiento de cada Entorno, con base de datos y gestión de usuarios propias;
• comunicaciones cifradas (HTTPS);
• control de acceso por perfiles y permisos;
• registro de auditoría de las operaciones realizadas en el Entorno; y
• copias de seguridad diarias, conservadas durante 7 días.

Si ACTA toma conocimiento de un incidente de seguridad que afecte Datos del Cliente, lo notificará al Cliente sin demora indebida y, en todo caso, dentro de las 72 horas siguientes, con la información disponible sobre lo ocurrido, los datos afectados y las medidas adoptadas, y colaborará con el Cliente en las comunicaciones que este deba hacer a la autoridad y a los titulares.

12. Subencargados y transferencia internacional

El Cliente autoriza a ACTA a utilizar los siguientes Subencargados:

• Amazon Web Services (AWS) — alojamiento de la Plataforma, base de datos, almacenamiento de archivos y copias de seguridad. Región: Estados Unidos (us-east-1).
• Cloudflare — DNS y verificación anti-robots (Turnstile) del formulario de registro.
• Google (Gmail) — envío de correos electrónicos del Servicio.

Como los datos se alojan en los Estados Unidos, su uso implica una transferencia internacional de datos. ACTA la realiza amparada en garantías contractuales adecuadas (los acuerdos de protección de datos y cláusulas contractuales de esos proveedores) y exige a sus Subencargados obligaciones de seguridad y confidencialidad equivalentes a las de estos Términos.

ACTA avisará al Cliente con al menos 30 días de anticipación antes de incorporar un nuevo Subencargado. Si el Cliente se opone, podrá terminar el Servicio y exportar sus datos según la sección 7.

13. Impresión en hojas oficiales

ACTA ofrece formatos para imprimir el contenido de actos notariales sobre las hojas oficiales provistas por la Corte Suprema de Justicia (por ejemplo, hojas de seguridad, certificaciones y testimonios). ACTA no provee, no controla ni autentica ese papel, no tiene fe pública y no valida los actos.

14. Cálculos, aranceles y reportes

Los cálculos de aranceles, honorarios, retenciones, comisiones, cotizaciones y los reportes de ACTA son una herramienta de apoyo basada en la configuración que realiza el propio Cliente (tarifas, escalas, porcentajes). El Cliente debe verificar los valores, tributos y retenciones antes de cobrar o emitir documentos. ACTA no presta asesoramiento jurídico, contable ni tributario.

15. Disponibilidad y soporte

Durante el uso sin costo, ACTA presta el Servicio con sus mejores esfuerzos y sin garantía de nivel de servicio (SLA). Puede haber interrupciones por mantenimiento, actualizaciones o fallas de terceros; ACTA procurará avisar con anticipación las interrupciones programadas. El soporte se brinda por correo electrónico a contacto@actaplatform.com, único canal de soporte, sin horario de atención fijo: las consultas se responden en el menor plazo posible, sin plazo de respuesta garantizado. Un nivel de servicio garantizado solo podrá acordarse en un plan pago o contrato específico.

16. Precio y futuros planes pagos

Hoy el Servicio no tiene costo (sección 4). Si ACTA introduce planes pagos, informará con al menos 30 días de anticipación el precio, la moneda, la forma de pago y las condiciones del plan, y solo cobrará al Cliente que lo acepte expresamente. Los cambios de precio posteriores también se avisarán con anticipación, y el Cliente podrá terminar el Servicio sin penalidad si no los acepta.

17. Propiedad intelectual y licencia de uso

La Plataforma, su código, diseño, marcas, formatos, vídeos y tutoriales son propiedad de ACTA o de sus licenciantes. ACTA otorga al Cliente una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para usar el Servicio en su actividad profesional mientras estos Términos estén vigentes. Los vídeos y tutoriales son solo para uso interno del Cliente y no pueden redistribuirse. Las sugerencias que el Cliente envíe pueden ser usadas libremente por ACTA para mejorar el Servicio.

18. Limitación de responsabilidad

El Cliente es responsable por la exactitud y licitud de los datos que carga y por el uso que hacen del Servicio sus Usuarios.

19. Indemnidad

El Cliente mantendrá indemne a ACTA frente a reclamos de terceros —incluidos los titulares de datos— que se originen en datos cargados por el Cliente sin base legal o en un uso del Servicio contrario a estos Términos o a la ley.

20. Suspensión y terminación

• Por el Cliente: puede dejar de usar el Servicio y cancelar su cuenta en cualquier momento, según la sección 7.
• Suspensión inmediata: ACTA puede suspender una cuenta o un Usuario de inmediato ante un riesgo para la seguridad, un uso indebido o contrario a la sección 6, o una orden de autoridad competente. ACTA informará al Cliente el motivo.
• Con aviso previo: en los demás casos, incluido el fin del uso sin costo, ACTA avisará con al menos 15 días de anticipación.
• Cuentas inactivas: ACTA podrá cerrar cuentas sin uso durante 60 días, previo aviso al Usuario Administrador.

En todos los casos de terminación se aplica la sección 7 (exportación y eliminación).

21. Comunicaciones

ACTA enviará avisos operativos (seguridad, cambios del Servicio, de estos Términos o de los Subencargados) al correo del Usuario Administrador y, cuando corresponda, dentro de la Plataforma. Estos avisos son parte del Servicio. Las comunicaciones comerciales incluirán siempre una forma sencilla de dejar de recibirlas.

22. Modificación de los Términos

ACTA podrá actualizar estos Términos. Los cambios relevantes se avisarán por correo electrónico y dentro de la Plataforma con al menos 15 días de anticipación a su entrada en vigor. Si el Cliente no está de acuerdo, puede terminar el Servicio y exportar sus datos según la sección 7; si continúa usando el Servicio después de esa fecha, se entenderá que acepta la nueva versión. Cada versión se identifica con su número y fecha al inicio de esta página.

23. Representante para notificaciones

Para notificar contenido presuntamente ilícito o que infrinja derechos de terceros alojado en la Plataforma, conforme a la Ley N° 4868/13 de Comercio Electrónico, el representante designado es Claudineia Hibner, a quien puede escribirse a contacto@actaplatform.com. La notificación debe identificar el contenido, el motivo y los datos de contacto de quien la presenta.

24. Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de la República del Paraguay. Ante cualquier diferencia, las partes procurarán primero una solución amistosa durante 30 días a partir de la notificación por escrito. Si no se llega a un acuerdo, serán competentes los tribunales ordinarios de la ciudad de Asunción. Si el Cliente fuera considerado consumidor, prevalecerán los derechos y la jurisdicción que la ley le garantice, incluida la Ley N° 1334/98 de Defensa del Consumidor y del Usuario.

25. Disposiciones generales

• Integralidad: estos Términos, junto con la Política de Privacidad, el Acuerdo de Tratamiento de Datos y, en su caso, las condiciones de un plan pago, forman el acuerdo completo entre las partes.
• Divisibilidad: si alguna cláusula fuera inválida, las demás seguirán vigentes.
• No renuncia: que ACTA no ejerza un derecho no significa que renuncie a él.
• Cesión: ACTA podrá ceder estos Términos en caso de reorganización societaria, avisando al Cliente.
• Fuerza mayor: ninguna parte responde por incumplimientos causados por hechos ajenos a su control razonable, incluidas fallas generales de los proveedores de infraestructura.
• Idioma: la versión en español prevalece sobre cualquier traducción.
• Subsistencia: las secciones sobre confidencialidad, datos, responsabilidad, indemnidad y ley aplicable siguen vigentes después de terminado el Servicio.

26. Contacto

Por consultas sobre estos Términos o sobre sus datos: contacto@actaplatform.com.