Por qué dejar las planillas
Muchas escribanías trabajan con planillas de Excel, cuadernos y algún programa viejo instalado en una sola computadora. Funciona hasta que algo se escapa: un honorario mal calculado, una diferencia de caja que nadie sabe explicar, una hoja de seguridad repetida o un reporte que lleva toda la tarde armar.
Un software para escribanías no es solo “tener todo en la computadora”. Es que cada trámite, cobro y hoja quede registrado una sola vez, con quién lo hizo y cuándo, y que los números salgan solos.
Lo que tiene que hacer un sistema de gestión notarial
1. Calcular honorarios, tasas e insumos
El sistema tiene que aplicar la escala de la Ley 1307/87 por tramos, los montos fijos en jornales, las tasas y los insumos de la CSJ, y permitir actualizar los valores con fecha de vigencia cuando cambian. Si hay que corregir a mano en cada orden, el problema sigue ahí.
2. Controlar la caja por persona
Cada persona que cobra debería tener su propia caja, con los cobros entrando automáticamente desde las órdenes. Buscá un cierre de caja ciego y una conferencia por parte del responsable: es la forma más simple de saber si falta o sobra dinero.
3. Separar las retenciones de los ingresos
Lo que la escribanía retiene es dinero del Estado. Si el sistema lo suma a los ingresos, todos los reportes quedan inflados. Las retenciones tienen que tener su propio registro, su cobro y su informe.
4. Llevar las hojas de seguridad y certificaciones
Las hojas de seguridad, certificaciones y testimonios se compran por numeración. El sistema debería sugerir la próxima hoja, impedir números repetidos o ajenos y avisar cuándo reponer.
5. Conferir antes de cerrar
Certificaciones, hojas y escrituras necesitan una segunda revisión. Que el sistema registre quién confirió y cuándo evita discusiones después.
6. Dar reportes sin armar planillas
Ingresos del mes, cuentas por cobrar, cierres de caja, productividad del equipo: tienen que estar a un clic y exportarse a Excel o PDF para el contador.
7. Perfiles de acceso y auditoría
Recepción, caja y escribanos no necesitan ver lo mismo. Cada usuario con su propia cuenta y cada acción registrada protegen a la escribanía y al equipo.
8. Respaldo y acceso desde cualquier lugar
Si la información vive en una sola computadora, un disco roto o un robo pueden costar años de trabajo. Preguntá dónde se guardan los datos y cada cuánto se respaldan.
Nube o instalado
| En la nube | Instalado en la escribanía | |
|---|---|---|
| Acceso | Desde cualquier computadora con internet | Solo desde las máquinas donde está instalado |
| Respaldo | Automático, a cargo del proveedor | A cargo de la escribanía |
| Actualizaciones | Llegan solas | Hay que instalarlas |
| Sin internet | No se puede usar | Funciona en la red local |
Preguntas para hacerle al proveedor
- ¿Puedo configurar mi propia escala de honorarios y mis actos?
- ¿Cómo controla la caja y quién ve las diferencias?
- ¿Las retenciones quedan separadas de los ingresos en los reportes?
- ¿Controla la numeración de hojas de seguridad, certificaciones y testimonios?
- ¿Puedo exportar los reportes a Excel?
- ¿Dónde se guardan mis datos y quién más puede verlos?
- ¿Puedo probarlo con mis propios casos antes de pagar?
Cómo lo resuelve ACTA
ACTA es un software para escribanías hecho en Paraguay y en la nube: órdenes de servicio con honorarios calculados, caja por usuario con cierre ciego, retenciones separadas, control de hojas de seguridad, conferencias y reportes exportables. Podés crear una prueba gratis y ver si se adapta a tu escribanía.